Objetivo

Vigencia

Disposiciones generales

1. Introducción

   El gran desafío es identificar y reprimir operaciones cada vez más sofisticadas que buscan disimular el origen, la propiedad y el movimiento de bienes y valores provenientes de actividades ilegales.

   Es responsabilidad de todos los colaboradores, socios, proveedores y demás agentes y prestadores de servicios de Multicom Tecnología LTDA, conocer y comprender los términos de esta Política y buscar prevenir y detectar operaciones o transacciones que presenten características atípicas con el fin de combatir los delitos de Lavado de Dinero, Ocultación de Bienes, Derechos y Valores y Financiamiento al Terrorismo. Las leyes y regulaciones relacionadas con estos delitos, así como las reglas y directrices establecidas por esta Política, deben ser obligatoriamente cumplidas.

   Además, todas las empresas que se relacionan con Multicom Tecnología LTDA deben evaluar, permanentemente, los productos y servicios que ofrecen desde la perspectiva de los riesgos de uso indebido de dichos productos y servicios para la práctica de Financiamiento al Terrorismo, Lavado u Ocultación de Bienes, Derechos y Valores, tomando las medidas necesarias para mitigar dichos riesgos.

   Esta Política identificará los conceptos de Lavado de Dinero, Financiamiento al Terrorismo, las etapas que configuran el delito y las características de personas y productos susceptibles de involucrarse con este crimen. La Política también refuerza el compromiso de toda la estructura organizacional con la lucha contra el Lavado de Dinero y el Financiamiento del Terrorismo.

   Además, se enumerarán los principales ejemplos de actividades y transacciones con indicios de Lavado de Dinero identificadas en los controles utilizados por Multicom Tecnología LTDA y se definirán las reglas para la aplicación del formulario “Conozca a su cliente” e investigación.

   El conocimiento de cualquier indicio de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo o acto ilícito deberá ser comunicado a la Dirección Ejecutiva, que es responsable de verificar la información reportada y, si es aplicable, comunicar a los organismos reguladores.

   Todos en Multicom Tecnología LTDA se comprometen, a través de esta Política aprobada por la Dirección Ejecutiva, a desarrollar y mantener procesos y controles efectivos para la prevención, detección y combate al Financiamiento del Terrorismo, al Lavado y a la Ocultación de Bienes, Derechos y Valores que reflejen las mejores prácticas nacionales e internacionales para empresas prestadoras de servicios con sus características.

2. Definiciones

   Lavado de Dinero – La expresión “lavado de dinero” se refiere a la práctica de actividades criminales que buscan convertir el dinero ilícito en lícito, es decir, es el proceso mediante el cual el criminal transforma recursos obtenidos en actividades ilegales en recursos con un origen aparentemente legal al ocultar o disimular la naturaleza, origen, ubicación, disposición, movimiento o propiedad de bienes, derechos o valores provenientes, directa o indirectamente, de una infracción penal.

   Financiamiento al Terrorismo – Consiste en la reunión de fondos y/o capital para la realización de actividades terroristas. Estos fondos pueden provenir de donaciones o ganancias de diversas actividades lícitas o ilícitas como tráfico de drogas, prostitución, crimen organizado, contrabando, extorsiones, secuestros, fraudes, etc.

   Persona Políticamente Expuesta – Se consideran personas políticamente expuestas a los agentes públicos que desempeñan o hayan desempeñado en los últimos 5 (cinco) años, en Brasil o en países, territorios y dependencias extranjeras, cargos, empleos o funciones públicas relevantes, así como a sus representantes, familiares y otras personas de su relación cercana.

   Compañía – Multicom Tecnología LTDA

   Multicom Tecnología – La Compañía, sus socios y colaboradores, considerados en conjunto.

   Además, son ejemplos de situaciones que caracterizan relación cercana y que implican el encuadre de un cliente como persona políticamente expuesta:

   1. Constitución de Persona Políticamente Expuesta como apoderado o representante; y
   2. Control, directo o indirecto, de cliente persona jurídica por Persona Políticamente Expuesta.
   3. Beneficiario Final: Es la persona física que detenta, en última instancia, el control de la persona jurídica.
   
   

   Bancos de Fachada (Shell Bank): Banco constituido en una jurisdicción en la que no hay presencia física y que no está integrado en un grupo financiero regulado.

3. Etapas del crimen de lavado de dinero

   El proceso de Lavado de Dinero involucra tres etapas, a saber: colocación, ocultación e integración.

   La colocación es la etapa en la que el criminal introduce los valores obtenidos ilícitamente en el sistema económico mediante depósitos, compra de instrumentos negociables o compra de bienes. Se trata de la remoción del dinero del lugar donde fue ilegalmente adquirido y su inclusión, por ejemplo, en el mercado financiero.

   La ocultación es el momento en el que el agente realiza transacciones sospechosas y caracterizadoras del crimen de Lavado de Dinero. Esta fase consiste en la segregación física entre el agente y el dinero ilícito; diversas transacciones complejas se configuran para desvincular la fuente ilegal del dinero.

   En la integración, el recurso ilegal se integra definitivamente al sistema económico y financiero. A partir de este momento, el dinero recibe una apariencia lícita.

Roles y Responsabilidades

Toda la estructura organizacional de Multicom Tecnología LTDA tiene atribuciones específicas en la lucha contra el Lavado de Dinero y la Financiación del Terrorismo, como se describe a continuación.

1. Dirección Ejecutiva

   Corresponde a la Dirección Ejecutiva:

   1. Revisar y aprobar, anualmente, las disposiciones, reglas, principios y directrices aplicables a las cuestiones de Prevención y Combate de los Delitos de Lavado de Dinero (PCLDFT) que involucren las demás áreas de la Compañía;
   2. Supervisar, con la ayuda de todos los gestores, el cumplimiento y la adhesión a las prácticas de esta Política.
   3. Establecer procedimientos jurídicos para la Compañía, con el objetivo de asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y normativos relacionados con la Prevención y Combate a la Financiación del Terrorismo, al Lavado y a la Ocultación de bienes, derechos y valores.
   4. Crear y seguir el desempeño de las acciones de Prevención y Combate de los Delitos de Lavado de Dinero (PCLDFT) a través de indicadores que permitan evaluar la adhesión de los indicadores a la rutina operativa.
   
   

2. Director Ejecutivo, responsable de la prevención y combate de los delitos de lavado de dinero y financiación al terrorismo

   Es responsabilidad del Director Ejecutivo:

   1. Implementar y seguir el cumplimiento de esta Política, las demás normas y las actualizaciones continuas necesarias;
   2. Proponer las atribuciones para las áreas operacionales directamente afectadas por las reglas de PLDFT, con la asignación de las responsabilidades correspondientes;
   3. Deliberar sobre los casos de atipicidades identificados por los gestores de la Compañía;
   4. Cumplir con las determinaciones de los órganos reguladores para la actuación en PLDFT.
   5. Facilitar programas de formación periódicos para asegurar que todos los colaboradores, clientes y proveedores estén debidamente orientados y actualizados respecto a sus obligaciones y responsabilidades de acuerdo con la normativa aplicable;
   6. Asegurar que todos los colaboradores sean capacitados periódicamente;
   7. La implementación y gestión de procesos de monitoreo con el objetivo de detectar transacciones sospechosas o atípicas que puedan indicar indicios de Financiación del Terrorismo o de Lavado de Dinero.
   8. Deliberar, junto con al menos 2 gerentes – 1 gerente debe ser el del área que solicitó la alzada y otro debe ser el gerente administrativo – sobre los casos sometidos a la alzada de excepción.
   
   

3. Gestores de Multicom Tecnología

   Es responsabilidad de los Gestores:

   1. Aplicar y supervisar estas Políticas y las normas pertinentes a la Prevención y Combate de los Delitos de Lavado de Dinero y Financiación al Terrorismo;
   2. Asegurar que las rutinas diarias estén en conformidad con esta Política, la legislación, y las normas que regulan la Prevención y Combate al Lavado de Dinero y la Financiación al Terrorismo;
   3. Difundir y actuar como multiplicador de la cultura de combate a los delitos de Lavado de Dinero y la Financiación al Terrorismo, identificando en el día a día la necesidad de actualización y/o formación de la información contenida en esta Política para los colaboradores de su gerencia;
   4. Desarrollar continuamente e implementar herramientas y procesos de apoyo a las acciones que colaboren con la prevención del Lavado de Dinero y la Financiación al Terrorismo;
   5. Asegurar que la aceptación de clientes y proveedores, desde la perspectiva de PCLDFT, se realice mitigando exposiciones a riesgos reputacionales, asegurando la identificación de PPEs y clientes en situación de “atención especial”;
   6. Monitorear, identificar y registrar las operaciones realizadas por los clientes, con el fin de minimizar riesgos operacionales, legales y de imagen de Multicom Tecnología LTDA;
   7. Establecer procesos y rutinas para la identificación, monitoreo y análisis de actividades y/o operaciones sospechosas de Lavado de Dinero y Financiación al Terrorismo, proporcionando a la Dirección Ejecutiva la información necesaria para la toma de decisiones;
   8. Monitorear periódicamente las noticias divulgadas en los medios relacionadas con el Lavado de Dinero y la Financiación al Terrorismo y verificar los impactos en la lista de clientes y proveedores activos;
   9. Analizar previamente los proyectos de desarrollo de nuevos productos y servicios con el objetivo de mitigar los riesgos de que tales productos impliquen y/o sean utilizados para la práctica de delitos de Lavado de Dinero o Financiación al Terrorismo;
   10. Analizar previamente nuevos productos y servicios desde la perspectiva de la Prevención del Lavado de Dinero;
   11. Adoptar las mejores prácticas en lo que respecta al “Conozca a su Cliente”, asegurar que las acciones de registro se cumplan, especialmente en la captación e intermediación; y comunicar por escrito al Director Ejecutivo las actividades sospechosas;
   12. Asegurar que todos los agentes que se relacionan con la Compañía estén debidamente orientados y actualizados respecto a sus obligaciones y responsabilidades ante esta política;
   13. Asegurar que todos los agentes que se relacionen con la Compañía tengan conocimiento de la información, procedimientos y responsabilidades contenidas en esta Política al inicio de sus actividades.
   14. Asegurar el correcto y oportuno llenado del registro de clientes y proveedores, ya sea en medios físicos o en los sistemas informatizados de la Compañía;
   15. Identificación y comprobación de los datos del cliente y de los representantes legales (nombre, profesión, documento de identificación, dirección completa, teléfono, fuentes de referencia, entre otros). Identificación de socios, directores, representantes y beneficiarios finales de los valores a ser transaccionados;
   16. Investigación en internet sobre las actividades profesionales de los clientes y proveedores (en Brasil y en el Exterior);
   17. Actualización del Registro en un período no superior al exigido por la normativa;
   18. Consultar al Director Ejecutivo cuando surja un indicio de irregularidad o duda respecto al procedimiento a seguir para el debido encaminamiento del proceso;
   19. Identificación de clientes Personas Políticamente Expuestas, clientes en listas restrictivas, clientes que residen en regiones fronterizas, que siguen un procedimiento particular con la efectividad del proceso solo después de autorización explícita de la Dirección Ejecutiva;
   20. Periódicamente el área de registro debe realizar pruebas de validación de los datos de los clientes activos. Esta tarea debe ser ejecutada preferentemente en la fecha de aniversario del contrato;
   21. Presentar a la Dirección Ejecutiva propuestas para la adopción o modificación de políticas y manuales aplicables al tema;
   
   
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4. Roles y Responsabilidades

   Toda la estructura organizacional de Multicom Tecnología LTDA tiene atribuciones específicas en la lucha contra el Lavado de Dinero y la Financiación del Terrorismo, como se describe a continuación.

   1. Dirección Ejecutiva

      Corresponde a la Dirección Ejecutiva:

      1. Revisar y aprobar, anualmente, las disposiciones, reglas, principios y directrices aplicables a las cuestiones de Prevención y Combate de los Delitos de Lavado de Dinero (PCLDFT) que involucren las demás áreas de la Compañía;
      2. Supervisar, con la ayuda de todos los gestores, el cumplimiento y la adhesión a las prácticas de esta Política.
      3. Establecer procedimientos jurídicos para la Compañía, con el objetivo de asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y normativos relacionados con la Prevención y Combate al Financiamiento del Terrorismo, al Lavado y a la Ocultación de bienes, derechos y valores.
      4. Crear y seguir el desempeño de las acciones de Prevención y Combate de los Delitos de Lavado de Dinero (PCLDFT) a través de indicadores que permitan evaluar la adherencia de los indicadores a la rutina operativa.
      
      

   2. Director Ejecutivo, responsable de la prevención y combate de los delitos de lavado de dinero y financiación al terrorismo

      Es responsabilidad del Director Ejecutivo:

      1. Implementar y seguir el cumplimiento de esta Política, las demás normas y las actualizaciones continuas necesarias;
      2. Proponer las atribuciones para las áreas operacionales directamente afectadas por las reglas de PLDFT, con la asignación de las responsabilidades correspondientes;
      3. Deliberar sobre los casos de atipicidades identificados por los gestores de la Compañía;
      4. Cumplir con las determinaciones de los órganos reguladores para la actuación en PLDFT.
      5. Facilitar programas de formación periódicos para asegurar que todos los colaboradores, clientes y proveedores estén debidamente orientados y actualizados respecto a sus obligaciones y responsabilidades de acuerdo con la normativa aplicable;
      6. Asegurar que todos los colaboradores sean capacitados periódicamente;
      7. La implementación y gestión de procesos de monitoreo con el objetivo de detectar transacciones sospechosas o atípicas que puedan indicar indicios de Financiación del Terrorismo o de Lavado de Dinero.
      8. Deliberar, junto con al menos 2 gerentes – 1 gerente debe ser el del área que solicitó la alzada y otro debe ser el gerente administrativo – sobre los casos sometidos a la alzada de excepción.
      
      

   3. Gestores de Multicom Tecnología

      Es responsabilidad de los Gestores:

      1. Aplicar y supervisar estas Políticas y las normas pertinentes a la Prevención y Combate de los Delitos de Lavado de Dinero y Financiación al Terrorismo;
      2. Asegurar que las rutinas diarias estén en conformidad con esta Política, la legislación y las normas que regulan la Prevención y Combate al Lavado de Dinero y la Financiación al Terrorismo;
      3. Difundir y actuar como multiplicador de la cultura de combate a los delitos de Lavado de Dinero y la Financiación al Terrorismo, identificando en el día a día la necesidad de actualización y/o formación de la información contenida en esta Política para los colaboradores de su gerencia;
      4. Desarrollar continuamente e implementar herramientas y procesos de apoyo a las acciones que colaboren con la prevención del Lavado de Dinero y la Financiación al Terrorismo;
      5. Asegurar que la aceptación de clientes y proveedores, desde la perspectiva de PCLDFT, se realice mitigando exposiciones a riesgos reputacionales, asegurando la identificación de PPEs y clientes en situación de “atención especial”;
      6. Monitorear, identificar y registrar las operaciones realizadas por los clientes, con el fin de minimizar riesgos operacionales, legales y de imagen de Multicom Tecnología LTDA;
      7. Establecer procesos y rutinas para la identificación, monitoreo y análisis de actividades y/o operaciones sospechosas de Lavado de Dinero y Financiación al Terrorismo, proporcionando a la Dirección Ejecutiva la información necesaria para la toma de decisiones;
      8. Monitorear periódicamente las noticias divulgadas en los medios relacionadas con el Lavado de Dinero y la Financiación al Terrorismo y verificar los impactos en la lista de clientes y proveedores activos;
      9. Analizar previamente los proyectos de desarrollo de nuevos productos y servicios con el objetivo de mitigar los riesgos de que tales productos impliquen y/o sean utilizados para la práctica de delitos de Lavado de Dinero o Financiación al Terrorismo;
      10. Analizar previamente nuevos productos y servicios desde la perspectiva de la Prevención del Lavado de Dinero;
      11. Adoptar las mejores prácticas en lo que respecta al “Conozca a su Cliente”, asegurar que las acciones de registro se cumplan, especialmente en la captación e intermediación; y comunicar por escrito al Director Ejecutivo las actividades sospechosas;
      12. Asegurar que todos los agentes que se relacionan con la Compañía estén debidamente orientados y actualizados respecto a sus obligaciones y responsabilidades ante esta política;
      13. Asegurar que todos los agentes que se relacionen con la Compañía tengan conocimiento de la información, procedimientos y responsabilidades contenidas en esta Política al inicio de sus actividades.
      14. Asegurar el correcto y oportuno llenado del registro de clientes y proveedores, ya sea en medios físicos o en los sistemas informatizados de la Compañía;
      15. Identificación y comprobación de los datos del cliente y de los representantes legales (nombre, profesión, documento de identificación, dirección completa, teléfono, fuentes de referencia, entre otros). Identificación de socios, directores, representantes y beneficiarios finales de los valores a ser transaccionados;
      16. Investigación en internet sobre las actividades profesionales de los clientes y proveedores (en Brasil y en el Exterior);
      17. Actualización del Registro en un período no superior al exigido por la normativa;
      18. Consultar al Director Ejecutivo cuando surja un indicio de irregularidad o duda respecto al procedimiento a seguir para el debido encaminamiento del proceso;
      19. Identificación de clientes Personas Políticamente Expuestas, clientes en listas restrictivas, clientes que residen en regiones fronterizas, que siguen un procedimiento particular con la efectividad del proceso solo después de autorización explícita de la Dirección Ejecutiva;
      20. Periódicamente el área de registro debe realizar pruebas de validación de los datos de los clientes activos. Esta tarea debe ser ejecutada preferentemente en la fecha de aniversario del contrato;
      21. Presentar a la Dirección Ejecutiva propuestas para la adopción o modificación de políticas y manuales aplicables al tema;
      
      

   4. Analistas y Asistentes

      Es responsabilidad de todos los analistas y asistentes:

      1. Comunicar al gestor responsable si se identifica algún Conflicto de Interés, con el fin de asegurar que el operador desempeñe sus funciones con independencia;
      2. Monitorear las operaciones atípicas;
      3. Evaluar si las operaciones están de acuerdo con la modalidad operacional y calificación técnica del cliente.
      
      

   5. Departamento de Tecnología de la Información

      Es responsabilidad del Departamento de Tecnología de la Información:

      1. Asegurar que los sistemas estén adecuadamente en funcionamiento de acuerdo con la Prevención y Combate al Financiamiento del Terrorismo, al Lavado y a la Ocultación de bienes, garantizando la resolución de eventuales fallos en el menor tiempo de respuesta posible;
      2. Deliberar sobre la contratación de servicios profesionales especializados, inversiones en sistemas de control y en tecnología, cuando lo considere conveniente;
      
      

   6. Colaboradores y demás agentes

      Es responsabilidad de todos los colaboradores, socios y agentes que se relacionen con Multicom Tecnología LTDA:

      1. Reportar al gestor responsable toda y cualquier propuesta, operación o situación considerada atípica o sospechosa;
      2. Actuar con diligencia y probidad en el apoyo al gestor responsable en cuanto a las solicitudes relacionadas con productos, servicios y operaciones para garantizar la aplicación de los parámetros y controles establecidos en esta Política;
      3. Elaborar las respuestas a las observaciones de los cuestionamientos de los gestores responsables;
      4. Proporcionar la documentación solicitada por los gestores responsables;
      5. Difundir la cultura de prevención de delitos de Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo;
      6. Cumplir con las determinaciones de la administración para actuar en la Prevención del Lavado de Dinero y Combate al Financiamiento del Terrorismo;
      7. Participar en entrenamientos, seminarios y encuentros internos de actualización sobre la Prevención del Lavado de Dinero y Combate al Financiamiento del Terrorismo; y
      8. Prestar atención a los clientes clasificados como personas políticamente expuestas (PPE) o aquellos identificados en listas de sanciones (lista PPE), que necesitarán de “atención especial”.
      
      

5. Descripción de las Reglas

   1. Indicios de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo

      De conformidad con lo estipulado en la regulación aplicable, es de suma importancia que todos los colaboradores, socios y demás agentes tengan conocimiento de las operaciones que configuran indicios de Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo. La lista de indicios de Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo es exhaustiva y a continuación destacamos:

      1. Cuyos valores se presenten objetivamente incompatibles con la ocupación profesional y la situación financiera patrimonial declarada
      2. Realizadas entre las mismas partes o en beneficio de las mismas partes, en las cuales haya seguidos ganancias o pérdidas respecto a alguno de los involucrados;
      3. Que evidencien una oscilación significativa en relación con el volumen y/o frecuencia de negocios de cualquiera de las partes involucradas;
      4. Cuyos desdoblamientos contemplen características que puedan constituir un artificio para burlar la identificación de los efectivos involucrados y/o beneficiarios respectivos;
      5. Cuyas características y/o desdoblamientos evidencien actuación, de forma contumaz, en nombre de terceros;
      6. Que evidencien un cambio repentino y objetivamente injustificado en relación con las modalidades operacionales usualmente utilizadas por el(los) involucrado(s);
      7. Realizadas con el fin de generar pérdida o ganancia para las cuales falte, objetivamente, fundamento económico;
      8. Con la participación de personas naturales residentes o entidades constituidas en países que no aplican o aplican insuficientemente las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera contra el Lavado de Dinero y el Financiamiento del Terrorismo – GAFI;
      9. Transferencias privadas, sin motivación aparente, de recursos y de valores mobiliarios;
      10. En las que no sea posible identificar al beneficiario final;
      11. Cuyo grado de complejidad y riesgo se presenten incompatibles con la calificación técnica del cliente o de su representante;
      12. Resistencia a proporcionar la información necesaria para el registro y/o actualización del registro;
      13. Declarar diversas cuentas bancarias y/o modificarlas con habitualidad;
      14. Autorizar a un apoderado que no presente un vínculo aparente;
      15. Resistencia a proporcionar información, o suministro de información incorrecta, relativa a la identificación o a la transacción;
      16. Variaciones relevantes en el monto asegurado sin causa aparente;
      17. Cambio del titular del negocio o bien inmediatamente anterior a un episodio sospechoso o siniestro;
      18. Propuestas u operaciones incompatibles con el perfil socioeconómico, capacidad financiera o ocupación profesional del cliente, beneficiario, terceros, y otras partes relacionadas.
      
      

      Una vez identificados, los casos de sospecha de Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo deberán ser reportados al gestor responsable, quien será responsable de respetar la confidencialidad del reporte y proporcionar la debida investigación de los hechos, comunicando a la Dirección Ejecutiva que tomará las medidas pertinentes, cuando sea necesario.

   2. Programa de identificación y tratamiento de indicios de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo

      1. Identificación

         Programa de Identificación de Clientes “Conozca a su Cliente”
         Se trata de un conjunto de acciones que establecen mecanismos para la identificación de clientes, contemplando la captura, actualización y almacenamiento de información registral, incluyendo también procedimientos específicos para la identificación de beneficiarios finales y de Personas Políticamente Expuestas. Está prohibido iniciar o mantener relaciones con individuos o entidades mencionadas en las listas de sanciones financieras de las Naciones Unidas (ONU), US Office of Foreign Assets Control (OFAC list) y Unión Europea. En ausencia o indisponibilidad de estas listas, se puede usar el informe del Departamento del Tesoro de EE.UU., denominado List Dept Treasury USA correspondiente al mes más reciente disponible.

         Multicom Tecnología LTDA adopta, como principal medio de registro de clientes, el formulario de identificación de clientes de manera electrónica en su sistema ERP. No obstante, las gerencias podrán proponer nuevas formas y herramientas para identificar indicios de Lavado de Dinero y Combate al Financiamiento del Terrorismo (PLDCFT).

         El área responsable del Registro de Clientes es la Gerencia Administrativa. Esta debe garantizar el análisis y el correcto registro de la información y los documentos de identificación de los clientes con los que la Compañía mantiene relaciones. Debe tener en manos todos los documentos que identifiquen a los controladores, socios y apoderados de los clientes que están siendo registrados en el ERP.

         Con el fin de perfeccionar el programa “Conozca a su Cliente”, el analista de la Gerencia Administrativa deberá desarrollar de manera continua, además de la investigación en listas restrictivas (Lista de fallecidos, OFAC list, PPE list), actividades complementarias de investigación en relación con el cliente, tales como solicitud de documentación adicional para clientes en situaciones de riesgo, y adoptar procedimientos internos específicos, como consulta de antecedentes penales en el sitio de la Policía Federal de Brasil, consulta del Cuadro de Socios y Administradores (QSA) en el sitio de la Receita Federal de Brasil. El analista también deberá consultar si hay menciones en hechos y noticias desfavorables difundidas en los medios.

         Todos los casos de indicios de Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo deberán ser comunicados al gerente administrativo, informados en un informe específico, así como las evidencias que llevaron a la caracterización del indicio.

         La investigación en listas restrictivas se constituye como un procedimiento preventivo que busca señalar si el cliente ha estado involucrado en situaciones de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo. Estas rutinas tienen el propósito de identificar si los clientes son personas expuestas políticamente (PPE) y si figuran en alguna lista restrictiva externa.

         En el momento del registro, el analista también debe consultar la capacidad financiera del cliente. Para ello, debe analizar los estados financieros más recientes, tales como: el Balance Patrimonial (BP) y la Declaración de Resultados del Ejercicio (DRE). De esta manera, podrá verificar si la actividad es compatible con la capacidad financiera de la Persona Jurídica. En el caso de ser Persona Física, el analista analizará la Declaración de Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (DIRPF) del último ejercicio.

         En lo que respecta al perfeccionamiento de las prácticas relacionadas con el proceso de Prevención del Lavado de Dinero y Combate al Financiamiento del Terrorismo, relacionado con los delitos cibernéticos, el control deberá realizarse mediante medios que validen los datos informados por el cliente, ejecutando el análisis de posible fraude documental. Cuando un cliente tiene un mayor nivel de riesgo, se deberá realizar un análisis más detallado en los procesos de monitoreo cruzando toda la información disponible en ese momento. El análisis se realiza con el fin de que la institución identifique a sus clientes y verifique la información relevante para la realización de negocios y transacciones, mitigando los riesgos de delitos financieros pertinentes a los medios digitales.

         Estas rutinas de investigación y todos los demás procedimientos aplicados a los clientes deben aplicarse también a los proveedores y demás agentes que se relacionan con la Compañía, con el fin de identificar posibles indicios junto a estos agentes.

         La Compañía no se relaciona con personas jurídicas que sean de instituciones financieras offshore sin presencia física en el país de incorporación y de emisión de licencia y no afiliadas a ningún grupo financiero sujeto a supervisión efectiva (Shell Banks).

         Proceso “Conozca a su Empleado”
         Se trata de un conjunto de procedimientos y controles que deben ser adoptados para la selección y seguimiento de la situación económico-financiera y la idoneidad, con el objetivo de evitar vínculos con personas involucradas en actos ilícitos. Este proceso es continuo, regular y comienza con la admisión de cada empleado.

         Proceso “Conozca a su Proveedor”
         Se trata de un conjunto de procedimientos que deben ser adoptados para la identificación y aceptación de proveedores y prestadores de servicios, previniendo la contratación de empresas poco confiables o sospechosas de estar involucradas en actividades ilícitas. Para aquellos que representen un mayor riesgo, deben adoptarse procedimientos complementarios y diligencias exhaustivas de evaluación y aprobaciones específicas, de acuerdo con la criticidad de los señalamientos o excepciones.

         En el momento del registro, antes del inicio de las actividades, el analista deberá realizar una investigación en las listas restrictivas (Lista de fallecidos, OFAC list, PPE list), actividades complementarias de investigación en relación con el proveedor, tales como solicitud de documentación adicional en situaciones de riesgo, y adoptar procedimientos internos específicos, como la consulta de antecedentes penales en el sitio de la Policía Federal de Brasil, consulta del Cuadro de Socios y Administradores (QSA) en el sitio de la Receita Federal de Brasil. El analista también deberá consultar si hay menciones en hechos y noticias desfavorables difundidas en los medios.

         Proceso “Conozca a su Socio”
         Se trata de un conjunto de procedimientos y controles que deben ser adoptados para la identificación y aceptación de socios comerciales, con el objetivo de prevenir la realización de negocios con contrapartes poco confiables o sospechosas de estar involucradas en actividades ilícitas, así como asegurar que tengan procedimientos adecuados de PCLDFT, cuando sea aplicable.

         De la misma manera que se hace con los clientes y proveedores, en el momento del registro, antes del inicio de las actividades, el analista deberá realizar una investigación en las listas restrictivas (Lista de fallecidos, OFAC list, PPE list), actividades complementarias de investigación en relación con el socio, tales como solicitud de documentación adicional en situaciones de riesgo, y adoptar procedimientos internos específicos, como la consulta de antecedentes penales en el sitio de la Policía Federal de Brasil, consulta del Cuadro de Socios y Administradores (QSA) en el sitio de la Receita Federal de Brasil. El analista también deberá consultar si hay menciones en hechos y noticias desfavorables difundidas en los medios.

         La Compañía no admite la relación con los llamados Bancos de Fachada (Shell Banks)

         Evaluación de Nuevos Productos y Servicios
         La Junta Directiva participa en la elaboración de nuevos productos y servicios con el objetivo de mitigar riesgos regulatorios y el riesgo de que estos productos involucren y/o sean utilizados para la práctica de delitos de Lavado de Dinero o Financiamiento al Terrorismo.

      2. Monitoreo de transacciones

         Todas las áreas de Multicom Tecnología LTDA son responsables de las rutinas de monitoreo de las operaciones para la identificación de indicios de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo. Las rutinas tienen el objetivo de identificar, entre otros, operaciones con reincidencia de contrapartida, transacciones injustificadas, operaciones con incompatibilidad patrimonial y sin fundamento económico.

         El monitoreo se realiza mediante herramientas y sistemas internos que cruzan rutinariamente la información registral y operativa de los clientes. La información que presente incompatibilidad con las reglas configura alertas que deben ser analizadas por los gestores responsables y se generan las alertas cuando se configuran indicios. Además de otras contenidas en esta política, las circunstancias abajo listadas también requieren especial atención de las áreas:

         1. Se trata de Persona Políticamente Expuesta;
         2. Cambio atípico de dirección o titularidad de cuenta bancaria o apoderado;
         3. Identificado en listas de sanciones;
         4. Reside/posee cuenta/apoderado en lugares fronterizos;
         5. Transacciones en las que no sea posible identificar al beneficiario final; y/o
         6. Transacciones en las que el país de destino/origen sea un paraíso fiscal.
         
         Terrorismo y Ocultación de Bienes, Derechos y Valores (PCLD/FT/OBDV) POL_ PCLD/FT/OBDV_01/20
         

         Una vez generada la ocurrencia, corresponde al gestor responsable analizar al cliente y sus operaciones para confirmar o no los indicios de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo. Como parte del análisis, se realizan búsquedas en herramientas que verifican la involucración del cliente con noticias negativas, listas de sanciones públicas e información operativa del cliente en fuentes públicas y privadas:

         Tras el análisis, se pueden tomar las siguientes medidas: (i) exigir actualización registral; (ii) solicitar aclaraciones al cliente; (iii) análisis de riesgo frente a inconsistencias en la actividad; (iv) si se identifican indicios, se realizará la comunicación necesaria a las autoridades competentes.

      
      

   3. Capacitación

      La Junta Directiva deberá proporcionar a todos los empleados capacitación que revise los conceptos contenidos en esta Política e incentive la adopción de las medidas pertinentes frente a los casos de sospecha de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo. Periódicamente, la Junta Directiva deberá revisar los materiales, así como asegurar que todos los agentes involucrados estén al tanto de esta Política.

      En el momento de la contratación de cada empleado, cliente y proveedor, se realizará una capacitación como forma de actualización de la información contenida en esta Política. Los accesos a las herramientas de trabajo solo serán liberados después de la realización de esta capacitación. La capacitación tiene como objetivo reforzar la importancia de combatir el crimen de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo y desarrollar actividades que ayuden a detectar transacciones que puedan indicar estos delitos.

      La capacitación respectiva se compone de una parte conceptual y otra dedicada al estudio de los casos ocurridos y difundidos en los medios de comunicación, así como las formas y herramientas para la prevención.

   
   

6. Procedimientos

   1. Personas políticamente expuestas

      De acuerdo con la Instrucción CVM nº 463/08, Resolución COAF nº 16/07, Circular nº 3.461/09, Carta Circular nº 3430/10 del BACEN, Multicom Tecnología LTDA y sus empleados y socios prestan especial atención a las Personas Políticamente Expuestas (PPEs). En el momento del registro en el ERP, todo cliente debe declarar si es o no Persona Políticamente Expuesta. Además, el analista responsable del registro deberá confrontar la base de clientes activos con la lista de Personas Políticamente Expuestas. Así, si un cliente es identificado como políticamente expuesto, aunque no se haya autodeclarado, será considerado así en los análisis de indicios de Lavado de Dinero.

      La Gerencia Administrativa deberá analizar los datos generados por el sistema y, si se identifican atipicidades, deberá comunicar a la Junta Directiva. La Junta Directiva es responsable de comunicar a los organismos reguladores, respetando el flujo operativo conforme a lo tratado en esta Política.

      En caso de que los clientes se clasifiquen como Personas Políticamente Expuestas, es necesario el análisis y aprobación de la Junta Directiva para continuar con el establecimiento de la relación comercial.

   2. Personas que requieren “atención especial”

      Es importante destacar que las personas residentes en lugares fronterizos también deben ser identificadas como de alta susceptibilidad para la participación en actividades relacionadas con el Lavado de Dinero y el Financiamiento al Terrorismo.

      A su vez, se debe prestar especial atención a los clientes mayores de 70 (setenta) y menores de 18 (dieciocho) años, así como a los clientes que, en el momento del registro, indiquen apoderado/representante.

      Finalmente, pueden considerarse clientes “sospechosos” aquellas personas físicas o jurídicas que ya estén involucradas en delitos de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo o que hayan recibido cualquier tipo de publicidad negativa. Para fines de control, la Junta Directiva deberá desarrollar una lista interna con los datos de personas divulgadas por los medios o por los organismos reguladores que tengan relación directa o indirecta con el delito de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo (lista negra).

   3. Bloqueo o terminación de relación

      En caso de identificación de indicios de Lavado de Dinero, Corrupción o Financiamiento al Terrorismo por parte de los clientes, las Gerencias pueden deliberar sobre el bloqueo de la cuenta del cliente o la terminación de la relación. La comunicación a los organismos reguladores precede al bloqueo o terminación de la relación.

   
   

7. Mantenimiento de información y registros

   Los documentos relacionados con el análisis de datos de clientes sospechosos, así como cualquier tarea de grabaciones y documentos registrales, deben ser archivados por un período mínimo de 5 (cinco) años a partir del cierre de la cuenta o de la conclusión de la última transacción realizada por el cliente.

8. Confidencialidad de la información

   Toda la información relacionada con datos de indicios/sospechas de lavado de dinero y combate al financiamiento del terrorismo es confidencial y no debe ser divulgada a las partes involucradas en ninguna circunstancia. Las comunicaciones de casos sospechosos que se refieren a la Circular BACEN 3.461 del Banco Central de Brasil son de uso exclusivo de los Organismos Reguladores para análisis e investigación.

9. Excepciones y sanciones aplicables

   Para los casos de excepción al cumplimiento de las reglas previstas en esta Política, el solicitante deberá presentar una solicitud de excepción a la Junta Directiva con las razones que la fundamentan, y la aprobación de la solicitud deberá ser realizada por, al menos, dos gerentes de la Compañía.

   Sanciones Previstas
   

   El incumplimiento de las disposiciones legales y regulatorias somete a los empleados, socios, clientes y proveedores a sanciones que van desde penalidades administrativas hasta penales, por Lavado de Dinero, Financiamiento al Terrorismo y Fraudes. La negligencia y el incumplimiento voluntario se consideran infracción de esta Política, siendo sujeto a la aplicación de medidas disciplinarias como suspensión hasta el despido de los empleados involucrados, así como no se descartan las sanciones previstas en la legislación actual brasileña.